Kế toán Tài khoản 153 (Công cụ, dụng cụ) tưởng chừng là nghiệp vụ “nằm lòng” của mọi kế toán viên, nhưng trên thực tế, đây lại là “cái bẫy” rất dễ gây xuất toán chi phí trong các kỳ thanh tra thuế. Làm sao để phân định rạch ròi ranh giới với tài sản cố định? Phân bổ chi phí trong bao lâu là an toàn để không bị cơ quan Thuế bóc tách? Bài viết dưới đây của Pháp chế ICA sẽ làm rõ toàn bộ nguyên tắc kế toán Tài khoản 153 theo quy định mới nhất, giúp bạn tự tin hạch toán và bảo vệ tối đa chi phí hợp lệ cho doanh nghiệp!
Tài khoản 153 (Công cụ, dụng cụ) là gì?
Tài khoản 153 là tài khoản thuộc nhóm Hàng tồn kho (Tài sản ngắn hạn), dùng để phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động tăng, giảm các loại công cụ, dụng cụ của doanh nghiệp.
Cách phân biệt Công cụ, dụng cụ (TK 153) và Tài sản cố định (TK 211):
Theo quy định pháp luật hiện hành, một tư liệu lao động chỉ được ghi nhận là Công cụ, dụng cụ khi không thỏa mãn đồng thời các tiêu chuẩn của Tài sản cố định. Cụ thể, thường rơi vào các trường hợp:
- Nguyên giá chưa đủ tiêu chuẩn giá trị (hiện hành là dưới 30.000.000 VND).
- Thời gian sử dụng ước tính không kéo dài trên 1 năm (hoặc 1 chu kỳ kinh doanh).
Công cụ, dụng cụ bao gồm: máy móc cầm tay, đồ dùng văn phòng (máy tính, máy in nhỏ), đồ bảo hộ lao động, bao bì luân chuyển, đồ dùng cho thuê…
Nguyên tắc kế toán Tài khoản 153 theo Thông tư 99/2025/TT-BTC
Khi áp dụng Thông tư 99/2025/TT-BTC, kế toán cần tuân thủ nghiêm ngặt 5 nguyên tắc kế toán Tài khoản 153 cốt lõi sau đây:
Nguyên tắc ghi nhận theo Giá gốc
Giống như các loại hàng tồn kho khác, công cụ, dụng cụ phải được đánh giá theo giá gốc.
- Mua ngoài: Giá gốc = Giá mua ghi trên hóa đơn + Các loại thuế không được hoàn lại (Thuế nhập khẩu, Thuế TTĐB…) + Chi phí thu mua (vận chuyển, bốc xếp, lắp đặt) – Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán.
- Tự chế: Giá gốc = Giá thành thực tế của công cụ, dụng cụ tự chế tạo.
Nguyên tắc tính giá trị xuất kho
Thông tư 99/2025/TT-BTC vẫn duy trì việc cấm sử dụng phương pháp LIFO (Nhập sau – Xuất trước). Doanh nghiệp phải nhất quán lựa chọn một trong ba phương pháp tính giá trị CCDC xuất kho:
- Bình quân gia quyền (có thể tính cuối kỳ hoặc sau mỗi lần nhập).
- Nhập trước – Xuất trước (FIFO).
- Thực tế đích danh.
Nguyên tắc phân bổ chi phí dựa trên “Bản chất hơn hình thức”
Đây là điểm nhấn quan trọng. Tùy thuộc vào giá trị và thời gian sử dụng mà kế toán quyết định cách hạch toán khi xuất dùng CCDC:
- Xuất dùng một lần (Giá trị nhỏ): Nếu CCDC có giá trị nhỏ, thời gian sử dụng ngắn, kế toán ghi nhận toàn bộ giá trị vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ (Nợ TK 623, 627, 641, 642 / Có TK 153).
- Phân bổ nhiều lần (Giá trị lớn, dùng nhiều kỳ): Nếu CCDC có giá trị lớn và tham gia vào nhiều chu kỳ kinh doanh, kế toán không được đưa hết vào chi phí 1 lần mà phải kết chuyển sang Tài khoản 242 (Chi phí trả trước), sau đó phân bổ dần.
Quản lý hiện vật ngay cả khi đã xuất dùng
Một sai lầm rất phổ biến là kế toán cho rằng “xuất dùng 100% hoặc đã phân bổ hết là xong”. Theo nguyên tắc, kế toán vẫn phải mở sổ chi tiết theo dõi về mặt số lượng, hiện vật đối với CCDC đã xuất dùng cho đến khi chúng thực sự hỏng, thanh lý hoặc báo mất. Điều này giúp doanh nghiệp chống thất thoát tài sản nội bộ.
Trích lập dự phòng giảm giá
Vào thời điểm lập Báo cáo tình hình tài chính (cuối năm), nếu giá trị thuần có thể thực hiện được của CCDC thấp hơn giá gốc, kế toán phải trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho (Tài khoản 2294) theo quy định.
Sơ đồ hạch toán và các bút toán cơ bản với TK 153
Khi mua công cụ, dụng cụ nhập kho
Căn cứ vào hóa đơn, phiếu nhập kho:
- Nợ TK 153: Trị giá CCDC mua vào (giá chưa VAT nếu doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ).
- Nợ TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có).
- Có TK 111, 112, 331: Tổng số tiền phải thanh toán.
Khi xuất CCDC sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh
Trường hợp 1: Giá trị nhỏ, tính thẳng vào chi phí 1 lần
- Nợ TK 623, 627, 641, 642: (Tùy bộ phận sử dụng).
- Có TK 153: Giá trị xuất kho.
Trường hợp 2: Giá trị lớn, cần phân bổ nhiều kỳ
Bước 1: Khi xuất kho
- Nợ TK 242: Chi phí trả trước.
- Có TK 153: Trị giá CCDC xuất dùng.
Bước 2: Định kỳ (hàng tháng) tiến hành phân bổ
- Nợ TK 623, 627, 641, 642: Chi phí tương ứng bộ phận.
- Có TK 242: Số tiền phân bổ từng kỳ.
Ranh giới giữa kế toán và thuế khi xử lý Tài khoản 153
Hiểu đúng nguyên tắc kế toán Tài khoản 153 là chưa đủ, kế toán viên cần nắm rõ lăng kính của Cơ quan Thuế để bảo vệ chi phí hợp lý, tránh bị xuất toán.
Quy định về thời gian phân bổ (Theo Luật Thuế TNDN):
Theo quy định của pháp luật Thuế TNDN hiện hành, thời gian phân bổ công cụ, dụng cụ vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh tối đa không quá 36 tháng (3 năm).
- Góc độ Kế toán (Thông tư 99): Doanh nghiệp tự ước tính thời gian sử dụng hữu ích để phân bổ. Ví dụ, bạn mua một hệ thống giàn giáo (CCDC) và ước tính dùng được 5 năm (60 tháng), kế toán hoàn toàn có quyền phân bổ trong 60 tháng để phản ánh đúng bản chất.
- Góc độ Thuế: Thuế chỉ chấp nhận mức phân bổ tối đa trong 36 tháng.
- Xử lý: Phát sinh chênh lệch tạm thời. Trên thực tế, để tránh rắc rối trong việc bóc tách số liệu khi quyết toán thuế (Tờ khai tự quyết toán TNDN), hầu hết các doanh nghiệp sẽ chọn thời gian phân bổ CCDC (TK 242) khớp với quy định của thuế, tức là 36 tháng.
Chế độ kế toán mới theo Thông tư 99/2025/TT-BTC hướng tới sự minh bạch và trao quyền tự quyết nhiều hơn cho doanh nghiệp. Việc nắm vững nguyên tắc kế toán Tài khoản 153 sẽ giúp bạn hạch toán vòng đời của công cụ, dụng cụ một cách logic từ khâu mua hàng, xuất dùng cho đến khi phân bổ hoàn tất. Đừng quên thiết lập một hệ thống theo dõi hiện vật thật tốt để tối ưu hóa nguồn lực và tránh rủi ro khi thanh tra thuế.
Mời bạn xem thêm:
